29.3.9 会議費
会議費は、本学の事業、目的、ミッションに資することを目的とし、学外の者が出席する会議又は式典において提供される食べ物と飲み物に関する費用のことです。本学において会議費が支出されるのは、本学の業務に意義のある場であって、通常、本学の職務としてだけではなく私的に行うような種の活動ではないときのみです。
注：学術的なワークショップ又はコースで提供する食事については本章では取り上げていません。それらの活動に伴う食事の経費については、ワークショップ開催経費の一部として、ワークショップ委員会に請求を行い、その承認を受ける必要があります。
29.3.9.1 支出承認
費用が精算の対象となる会議又は式典は、全て本学の目標を達成するという観点からその必要性が正当化されなければなりません。このため、議題及び参加者の氏名 について、ERPコアシステムを通して、事前に報告しなければなりません。これらの情報の事前提出がないときは、精算が行われない場合があります。
29.3.9.2 通常の会議費
29.3.9.2.1 通常の会議費
通常の会議費として認められるのは、以下の全ての条件を満たす場合のみです。
- 本学の事業、目的、ミッションに資することを目的とする会議又は式典であること
- 学外の者及び学内の者が出席すること
- アルコールを支給の対象としていないこと（PRP29.3.9.3.1参照のこと）
- 支出は必要最小限になるよう努めること（上限額は別表C「会議費の1回当りの上限額」に定める。上限額を超える部分については、OIST出席者の自己負担とする）
- 出席する学外者には、その者が所属する組織・機関において教員、シニアレベル・エグゼクティブ若しくはこれらと同等の役職にある者又はOIST研究職若しくは事務管理職の採用候補者を含むこと
- OIST出席者には、必ずシニアレベル・エグゼクティブもしくは教員を含めること
- 会議費支出は、1日に1回まで、1回の招聘につき、最大3回までとすること
上記の条件を満たさないものの、学園の目的達成のために会議費支出が必要かつ不可欠な場合、申請者は事前に別表D「会議費の例外に関する承認者及び合議者」に定める承認者の承認を得なければなりません。なお、学長室管轄の会議（BOG及びBOCを含む）等については、上記４から７の条件の適用はありません。
注意：相手方当事者が公務員等である場合、又は利害対立その他の倫理規定に関するリスクが生じる可能性がある場合、必ず、会議費に関する請求書を提出することが合法的であることを相手方当事者との間で確認しなければなりません。情報公開請求によって相手方当事者の氏名が開示される可能性があるという事実に対して特に注意を払わなければなりません。
29.3.9.2.2 会議等で提供されるリフレッシュメント（茶菓）
学外者が参加する会議等で提供されるリフレッシュメント（茶菓）についても、事前に経理セクション旅費担当の承認を得なければなりません。１名あたり500円を上限とします。消耗品として扱われる水やお茶の小さなペットボトルについては、これらの情報がなくても、学外者の出席する会議で提供することができます。
29.3.9.2.3 学内で昼食をとりながら行われる会議についての特則
学内で昼食をとりながら行われる会議については、会議室で開催されなければなりません。
学内のオープンスペース（カフェ、レストラン等）で昼食時間に開催される会議については、通常の会議費に係る要件（PRP 29.3.9.2.1）に加え、以下の例外的要件を満たす場合に限り会議費を支出することができます。
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ゲストの滞在時間が限られ、昼食をとりながら特定の業務に関する協議を行う必要がある場合（副学長（財務担当）による事前承認が必要）
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「Table Honorarium」で定めるgeneral speech 又は special speechを行うゲスト講演者と本学の教職員間で意見交換を行う必要がある場合（副学長（財務担当）による事前承認が必要）
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学長がゲストと意見交換を行う場合
29.3.9.3.1 アルコール類
アルコール類の提供については、学外の者及び本学の役員（理事長・学長、副理事長、理事、監事、シニアアドバイザー（ファンドレイジング担当））が出席する会議又は式典（例外はありません）であって、本学と他機関との協力の促進、本学の研究教育分野での達成等に関する広報活動、その他の類似した活動に関連するものに限定するものとし、個々に学長の承認を受けなければなりません。
29.3.9.3.2 配偶者及びゲストの個人的な招待者
配偶者及びゲストの個人的な招待者に関する支出は、学長が承認する例外的な状況下でのみ支出できます。
その典型的事例が、科学の諸分野の境界を超える知的交流が奨励・促進される雰囲気を醸成することを目的に、本学におけるコロキアム講演シリーズで提供されるリフレッシュメント（茶菓）です。このような支出には、学内者の出席の制約は課さず、また、出席者リストの提出も必要ありません。
このような例外的取扱いが行われるケースに関する条件や手続き等については、学長が作成・管理するガイドラインに定められています。本章に定めるルール又は上記のガイドラインによって認められない会議費については、本学により精算することはできません。