29.3.13 領収書規定
原則として領収書原本又は支払い済みの請求書が必要です。領収書には金額、日付、場所及び経費の本質的な性格を記し、全額が支払われたことが示されなければなりません。コピーは認められません。原本を紛失した場合には、出張者が説明をつけて写しを提出することができます。
29.3.13.1. 航空運賃領収書規定
PTAを利用した場合、支払を証明する書面は不要です。料金の内訳及び支払い証明のない予約確認は精算を認められません。
航空券購入の証明は、乗客領収書原本（一般的には航空券の最後の半券）かeチケットの領収書のいずれかがなければ認められません。以下の情報を示すものでなければなりません。
搭乗者名
航空会社名
航空会社コード及び便名
搭乗日
目的地又は利用区間
航空運賃／利用クラス
航空券合計金額
航空会社名
航空会社コード及び便名
搭乗日
目的地又は利用区間
航空運賃／利用クラス
航空券合計金額
航空券の精算に必要な書類は以下のとおりです。
・旅程表
・領収書
・搭乗券又は同等の証明書類
・支払い証明（旅程表又は領収書に支払いが記載されていない場合）
PTA以外で航空券を購入した場合、搭乗券半券を提出しなければなりません。（但し、招聘者の復路の半券については、航空券（eチケットも含む）の写しも可とします。）以下の署名がある場合は、搭乗券半券のコピーでの提出も認められます。
“ここに航空券の精算を請求し、その他の機関に二重に請求しません”
合理的な経由地について
本学は私的な経由地なしの航空運賃のコストのみを精算します。合理的な経由地がある場合の旅費を精算するためには、出張者は目的地の都市までの行程で経由地が記されている乗客領収書を提出し、経由する理由が明確かつ十分に説明されていなければなりません。業務上の目的がない私的な途中の立ち寄りは認められず、合理的な理由での途中の立ち寄りには職員の監督者による事前の承認が必要です。本学は最低限の金額の航空運賃を精算します。
29.3.13.2. レンタカーの領収書
領収書原本を提出すれば、レンタカー料金を精算します。
レンタカー会社が発行する内訳付きの領収書を提出してください。
29.3.13.3. 購入品の領収書
書籍、出版物、CD、テープなど会議又はワークショップに関わるその他の料金は、領収書原本を提出すれば精算します。その際、立替払い精算を当該月内に発生した他の費用と合わせて提出してください。
29.3.13.4. 駐車場の領収書
ガレージ又はホテルでの駐車料金は、領収書を提出することにより精算対象の経費です。1泊分の駐車料金については、駐車料金を宿泊費と別にしなければなりません。
29.3.13.5. 領収書の紛失
領収書を紛失した場合又は入手できない場合、以下の要件に従わなければなりません。
- 領収書を紛失した場合、出張者はサービスの提供者に連絡しなければなりません。ほとんどのホテル、航空会社及びレンタカー会社が領収書のコピーを提供してくれます。
- 領収書又は写しを入手できない場合、出張者は経費の内容を示した箇条書きのリストを、クレジットカードの明細書、キャッシュカードの明細書のコピー、さらに外部の監査人又は税務当局に対して経費の正当性を証明するために必要と考えられるその他の文書を添えて、提出しなければなりません。
- （全ての経費と同様に）領収書のコピー又は代替の書類を提出する場合、出張者は提出できない領収書のそれぞれについて以下の一文を記し、署名しなければなりません。
<この経費は真実であり、当該の経費は本学のために私が職務を行う中で発生し、精算を受けておらず、当該の経費について他の支払元から精算を受けるための請求を行っておらず、またそれを行うつもりはないことを、ここに確認いたします。>