27.5.10 予算執行の管理及び調整

27.5.10.1 予算執行の管理
各ディビジョンの予算執行状況は副学長(財務担当)が予算管理者と共に見直しを行います。
参考資料として予算執行状況報告書が作成されます。
予算執行状況報告書は予算単位のレベルに従って構造化されます。

27.5.10.2 予算の修正
会計年度の初めに編成された予算は参考資料となり、これを修正することはできません。ただし、状況によっては会計年度中に予算の予測値の修正が必要となる場合があります。必要に応じ、予算セクションが年間予算配分の再積算を実施します。このような追加的な予算の修正は、1つ又は複数のディビジョンで支出額に超過又は未達が生じることが明らかであり、予算配分の修正及び調整が必要となった場合に、事務局長が副学長(財務担当)と協議の上決定します。

修正予算及び再配分予算(27.5.10.5参照)は予算セクションがERPシステムに登録し、予算執行が管理されるに当たっての新たな参考資料として供されます。当初の予算はベースラインの参考資料として残ります。

27.5.10.3 ディビジョン内のセクションにおける支出超過
ある1つの予算単位で支出超過が見込まれる場合、その予算単位が帰属するディビジョンの予算管理者は、まずは当該支出超過を当該ディビジョンの他のセクションで生じた節約分で補うべきものとします。

財源が複数年予算管理を認めている場合には、予算管理者は必要な措置を講じて1年間での支出超過をその後の年度の節約分で是正すべきものとします。

27.5.10.4 予算未達
予算管理者は、自らのディビジョンで予算未達が見込まれる場合、可能な限り早急に副学長(財務担当)に通知して、予算の効率的な使用を目的とした全学的な予算再分配ができるようにします。この通知が承認されると、ERPシステムに登録された予算は、可能な限り早急に、予算セクションによりしかるべく修正されます。

27.5.10.5 予算管理者による主要予算分類内での及び分類を横断しての予算額の再配分
予算分類内での予算の再配分は実際の環境及び優先事項の変更に対するリソースの配分調整という容認し得る方法として可能です。
予算分類を横断しての再配分は、見境なく行うことはできません。なぜなら、それによって別の負債が生じ、また本学による資源の長期的利用に対して別の影響が生じるからです。

分類を横断しての再配分を行うには、事務局長の統括の下、副学長(財務担当)が調整を行い決定します。そのために予算セクションはこの再配分が財源に付随する制限事項に適合していることを確認しなければなりません。

27.5.10.6 予備資金の執行
非常時又は予測しない事態が起きた時には、理事長・学長の指示により、事務局長の統括の下、副学長(財務担当)は、その管理する予備資金の執行を、目的を明確にした上で、決定することができます。予備資金の使途については、原則として、その財源(例:運営費補助金)に対して適用されるルールを遵守しなければなりません。しかし、特に緊急の場合には、事務局長は、副学長(財務担当)の明確な承認を得た上で、この資金の執行を決定することができます。
事務局長は予備資金の特定の金額の使用権限を必要に応じて予算管理者に委任することができます。
予備資金は会計年度末まで残しておくべきではなく、また、それを必要とする確率が減少するに従い、徐々に通常業務目的での使用への配分としていかなければなりません。

27.5.10.7 予算の繰越し
予算の翌会計年度への繰越しは、以下の基準が満たされた場合にのみ例外的に認められます。

  1. 繰越しが、法律や財源が定める規則によって認められている場合。
  2. 政府又は資金提供機関から繰越しの承認が得られた場合(事前の承認が必要な場合)。

予算の繰越しには、支出、及び繰越される当該支出に対応するリソースが含まれます。したがって、これは予算収支の観点から見て中立なものとなっています。

27.5.10.8 他の資金提供機関への報告
資金提供機関への報告は、通常、所定の規則に従って所定の様式で行われます。予算管理者は、期日遅れや書類の不備があった場合には、他の資金調達への応募資格の喪失や資金の返還命令といった罰則につながることがあることを知っておく必要があります。

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