26.3.7 コーポレートクレジットカード
本学は、取引におけるリスクを最低限に抑えるため、原則として、物品納品後又は役務完了後に、銀行振込により支払を行います。ただし、クレジットカードによる支払が必須である、又は選定された取引業者により指定されている場合、本学のルールに従ってコーポレートクレジットカードを使用することができます。
26.3.7.1 コーポレートクレジットカードの種類
本学のコーポレートクレジットカードは「セントラルコーポレートカード」、「パーチェシングカード（P-card）」、「個人コーポレートカード」の3種に分類され、それぞれのカードの主な特徴については以下の表に記載されています。
表I：本学のコーポレートクレジットカードの主な特徴
＜別添＞
＜別添＞
26.3.7.2 カード管理責任者
本学に、コーポレートクレジットカードの適正な使用について管理させるため、それぞれのカードにつき次のようにカード管理責任者を置きます。
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種類 |
セントラルコーポレートカード |
P-card |
個人コーポレートカード |
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カード管理責任者 |
VPF |
VPF |
VPF |
26.3.7.3 カード使用者及びカード監督者
コーポレートクレジットカードを使用することができる者（カード使用者）及びその使用を監督することができる者（カード監督者）は、それぞれのカードにつき次に掲げる者とします。
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種類 |
セントラルコーポレートカード |
P-card |
個人コーポレートカード |
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カード使用者 |
財務ディビジョン職員 |
カード監督者以外の、カード監督者より任命された職員 |
学長 |
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カード監督者 |
財務ディビジョンマネージャー |
予算管理者（VPレベル）又は予算保有者（教員、セクションリーダーレベル） |
同上 |
26.3.7.4 コーポレートクレジットカードの申請及び発行
コーポレートクレジットカードの申請は、カード監督者がそれぞれのカードのカード管理責任者に行わなければなりません。准副学長又はセクションリーダーによるP-cardの申請は、カード管理責任者に申請する前に、直属の予算管理者（副学長等）の承認を経る必要があります。カード管理責任者は申請書を審査し、申請を承認又は却下します。セントラルコーポレートカードを除くコーポレートカードについては、申請が承認された場合、コーポレートクレジットカードの使用方法及び関連する責務についての研修をカード監督者が受けた後にコーポレートクレジットカードが発行されます。
26.3.7.5 コーポレートクレジットカード使用のワークフロー
コーポレートクレジットカードのカード監督者は、別に定めるワークフローに従ってコーポレートクレジットカードを使用しなければなりません。
26.3.7.6 使用範囲
コーポレートクレジットカードの使用は本学の通常業務上の購入のみに厳しく制限され、個人的な経費や業務外使用が一部含まれる経費への使用は固く禁じられています。また、購入に際しては取引の事前にERPシステムでの承認が必要です。
セントラルコーポレートカードは、部署からの申請に基づき使用されます。使用範囲については、原則としてP-card及び個人コーポレートカードに関するガイドラインを準用しますが、これに拠りがたい場合には経理責任者又はコーポレートクレジットカードに関する業務について経理責任者からその委任を受けた者が特に必要であると認めた経費の支払いに使用できます。
P-card及び個人コーポレートカードの使用範囲の詳細については、P-card及び個人コーポレートカードに関するガイドラインに定めます。不明な場合、カード監督者は財務ディビジョンの担当者に取引の適格性を確認しなければなりません。
26.3.7.7 責務
26.3.7.7.1 カード管理責任者
カード管理責任者は担当するコーポレートクレジットカードの全体管理（コーポレートクレジットカード申請の審査、コーポレートクレジットカード発行の承認、コーポレートクレジットカードの解約等）及び基本方針・ルール・手続きの順守状況のモニタリングを行います。不正使用があった場合には、カード管理責任者は、26.3.7.8章に従った措置を講じます。カード管理責任者は関連するガイドラインの策定、改訂、管理を担当します。
26.3.7.7.2 P-card及び個人コーポレートカードのカード監督者
P-card及び個人コーポレートカードのカード監督者は、カードを使用して支払った経費は本学の口座から直接引き落とされること、及び不正な使用は本学にとって監査上及び財務上のリスクであることを理解しなければなりません。コーポレートクレジットカードの使用にあたり、PRP26章から29章、P-card及び個人コーポレートカードに関するガイドライン、及び将来的に追加されるコーポレートクレジットカードに関する定めを順守することはカード監督者の責務です。
カード監督者は、コーポレートクレジットカードの決済記録とERPシステムでの発注書番号（PO番号）を照合し、所定の書類をワークフローで定められた期限までに財務ディビジョンに提出しなければなりません。また、発注した物品や役務の納品状況を慎重にモニタリングすることで、確実に年度内に納品されるようにしなければなりません。
カード監督者は、全ての非正式な取引（参照 26.3.7.6使用範囲）、発注した物品や役務が納品されなかった場合の取引、及び、書類提出期限までに発注書番号（PO番号）と適切に照合することができない場合の取引について、本学に対し全ての責任を負います。このような場合には、カード監督者は、事実が発生してから可及的速やかにその金額を本学へ弁済しなければなりません。弁済が速やかに行われない場合、その金額をカード監督者の給与から差し引くことができるよう、本学はカード監督者とあらかじめ合意することができます。
26.3.7.7.3 カード使用者
カード使用者はカード情報を慎重に取り扱い、保管しなければなりません。カード情報をどこかに掲示したりメールで送信したりする等、他人の目に触れるような取り扱いをしてはいけません。カード使用者は他人とカード情報を共有してはいけません。
26.3.7.8 コーポレートクレジットカードの不正使用
コーポレートクレジットカードの不正使用は、故意か過失かを問わず、本学の基本方針・ルール・手続きに対する違反とみなされます（28.2.3章及び29.1章も参照してください）。不正使用があった場合には、カード管理責任者が警告を行い、また、カードの使用停止処分を決定する場合があります。PRP第38章「懲戒」に従い、違反の重要性によって、その他の懲戒処分となることがあります。
26.3.7.9 コーポレートクレジットカードの紛失・盗難
コーポレートクレジットカード又はその記載情報が紛失・盗難等にあった場合、カード監督者は速やかにその旨をカード管理責任者、カードの発行会社、及び最寄の警察署に届け出なければなりません。カード監督者は、カードが不正使用された場合の損害について責任を負いますが、カードの発行会社との契約に基づいて損害がてん補される場合は、その限りではありません。
26.3.7.10 P-card情報及び個人コーポレートカードの返却
P-card情報及び個人コーポレートカードのカード監督者は次に掲げる場合には、コーポレートクレジットカードをカード管理責任者を経由してカードの発行会社に返却しなければなりません。
26.3.7.10.1 本学の役員又は職員としての身分を失った場合
26.3.7.10.2 P-cardのカード使用者が学内で異動になった場合
26.3.7.10.3 本学又はカードの発行会社からカードの返却の請求があった場合
26.3.7.11 コーポレートクレジットカードの解約
本学はコーポレートクレジットカードをいつでも解約することができます。