9.4 手続き
9.4.1 監査の対象範囲
監事監査は、学園の業務及び財産の状況全般について行われます。具体的な対象は以下のものとなります。
- 関係する法令、学園の規程類の整備・実施状況
- 学園と大学の運営状況
- 学園・大学の組織と制度全般の運営状況
- 人事管理の状況
- 予算、事業計画、資金計画の実施状況
- 金銭等の出納と管理の状況
- 資金の需給と管理の状況
- 資産の取得、管理と処分の状況
- 安全管理の状況
- その他学園の健全かつ安定的な運営を達成するために必要な事項
9.4.2 監査の種類・方法
監査には、定期的に行われる定期監査と必要に応じて行われる臨時監査があります。
9.4.2.1 書面監査
書面監査は、学園が作成・管理する書面のみを対象とします。書面監査を行う場合には、会計、契約、その他監査に必要な書類が対象となります。学園のコンピュータシステム上のログ及び記録等も書面審査の対象に含まれます。
9.4.2.2 実地監査
実地監査では、監事は、学園の職員に質問を行い、説明を受けることができます。
9.4.3 実施手続
監事による監査は、別に定めた場合を除いて、以下の手続きにより行われます。
9.4.3.1 監事は、事業年度ごとに、監査計画を作成し、あらかじめ、理事長に通知しなければなりません。ただし、必要に応じて行われる臨時監査の場合には、事前の通知は必要ありません。
9.4.3.2 定期監査を行う場合には、監査の対象となる部署の長に、事前に書面で通知します。
9.4.3.3 臨時に行われる監査の場合には、監査の対象となる部署の長への事前の通知は必要ないものとします。
9.4.3.4 監査の対象となる部署の長は、通知に記載された事項について関係する資料をとりまとめる等、監査が円滑に行われるよう準備しなければなりません。
9.4.4 監査を受ける文書と回付文書
寄附行為第31条に定められた書類は、監事に回付し監査を受けることが必要です。また、以下に記載した文書は、監事が学園の業務運営の状況を把握する上で必要となるため、決定後速やかに、監事に回付する必要があります。
- 規程、規則、細則等の制定及び改廃に関する文書
- 内閣総理大臣、文部科学大臣に対し提出する認可や承認のための申請などの重要な文書
- 業務運営の基本方針の決定に関する文書
- 契約に関する重要文書
- 訴訟や訴願に関する重要文書
- 会計検査院に提出する重要文書
- 内閣総理大臣、文部科学大臣からの認可や承認等の重要文書
- 内閣府、文部科学省以外の官公庁から出された重要文書
- その他業務上重要な受発信文書